最近開公司的董事在公開場合分享公司秘書的資格及職責時，有台下的聽眾問，公司秘書是不是老闆或私人秘書? 答案當然不是。
在開公司時，根據《公司條例》，每間香港有限公司都必須委任一名公司秘書，因此很多第一次開公司的人仕誤會需要多聘請一位私人秘書。其實公司秘書與私人秘書的職責截然不同。一般私人秘書的職責，主要是協助老闆處理日常事務，如安排會議及一般文書工作等。而公司秘書職責的範疇則是非常專業，須要熟知《公司條例》，上市公司的公司秘書甚至必須熟知上市條例。
公司秘書的資格
香港有限公司的公司秘書必須是年滿18歲的香港居民，若公司只有一個董事，那麼該董事就不可以同時兼任公司秘書一職。另外，公司秘書也可以是法人團體，但必須為一間香港有限公司或在香港有經營場所之海外公司。
公司秘書的職責
一般來說，公司秘書應確保公司的運作符合公司條例的要求。公司秘書通常有以下幾項責任:
- 按規定向公司註冊處提交有關檔， 例如週年申報表，更改董事或股東的通知等
- 為股東大會和董事會編寫會議記錄
- 處理股權轉讓事宜
- 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊
當然，上市公司的公司秘書職責則更多，包括統籌公司業績報告及年報的製作、 出版及發行，代表公司聯絡各股東及政府監管機構，如香港聯合交易所等。
其實未有或逾期交付周年申報表的公司及其每名責任人各可被檢控，一經定罪，可被處以失責罰款。由於公司註冊處未有就交付周年申報表而發出任何通知或催辦信，一般人仕容易遺忘及時交付周年申報表。因此，委任一名適合的公司秘書是非常重要，開公司的專業團隊現為無數的香港有限公司擔任公司秘書，因此，專業經驗定能協助你確保公司的運作符合公司條例的要求，讓你專注公司主營業務。
